La planification des ressources humaines, quel défi dans un contexte socio-économique instable !

3 juin 2025

Article

Je souhaite partager avec vous quelques idées et expériences sur la planification RH dans une perspective à moyen et long terme, en prenant pour acquis que les systèmes de planification hebdomadaire et mensuelle sont présents dans votre organisation.

Trop souvent, j’ai été confrontée à l’argumentaire suivant des managers « À quoi bon investir du temps à planifier lorsque la planification ne peut pas tenir, il y a trop d’imprévus, trop de changements. Quelles sont nos solutions en contexte de pénurie de personnel compétent ? »

– Johanne St-Onge, Coach de gestion et leadership, certifiée NOVA Global.

Les fondements d’une planification RH structurée

Commençons par les objectifs et les informations nécessaires à ce processus qui pourra s’étaler dans le temps selon la taille de l’entreprise ou organisme entre un et trois mois. Si l’on vise plus de 2 années le processus sera plus long.
Les leaders RH chercheront à anticiper les besoins futurs c’est-à-dire remplacer les départs à la retraite/les démissions, la croissance du volume d’activités, les projets à venir. En 2023, près de 22 % des travailleurs au Québec avaient 55 ans et plus, selon l’Institut de la statistique du Québec. Cette réalité démographique augmente la pression sur les entreprises pour mettre en place des plans de relève robustes.

C’est à ce moment que les systèmes d’information entrent en jeu. La disponibilité des informations suivantes en temps réel est un atout. Un tableau le plus complet sur les effectifs actuels sur les plans quantitatif et qualitatif tels que leur positionnement dans l’organisation, le poste et le service, ainsi que les compétences et expérience requises par les différentes fonctions représentent le point de départ de l’analyse à mener.
La pyramide des âges, les règlements sur la mobilité interne et certaines données stratégiques en lien avec les marchés et la croissance anticipés, les périodes saisonnières ou la demande est plus élevée ou moindre, les projets qui seront lancés, font partie des informations qui permettront d’établir les prévisions des RH.

Optimiser les effectifs : charge de travail, congés et plan de relève

Estimer la charge de travail de certains postes ou départements n’est pas simple mais peut s’avérer fort utile pour éviter les pénuries ou surplus de personnel. Fréquemment nous entendons « Je suis débordé, il me faut du renfort ». Spontanément, le gestionnaire lancera une réquisition pour ajouter une ressource, est-ce vraiment un bon réflexe ? OUI si le demandeur arrive à démontrer avec des faits que le volume d’activités a augmenté, que certains équipements manquants nuisent à l’efficacité ou encore que les tâches attribuées à l’équipe sont mal réparties. NON si la décision d’ajouter du personnel relève de l’émotion transmise par la personne en poste. Celle-ci peut être plus fatiguée pour toutes sortes de raisons, préoccupée par une situation familiale exceptionnelle qui vient perturber son travail ou en lien avec un nouveau collègue qui n’a pas encore acquis la vitesse ou les connaissances requises pour assurer sa propre production.

Préparez-vous à poser les bonnes questions pour identifier les sources de cette surcharge ou de répartition inéquitable entre les collaborateurs.
Nous savons que les projets à venir peuvent nécessiter de la formation continue pour le personnel concerné. Pensons à l’implantation d’un nouveau CRM pour l’équipe commerciale, le démarrage d’une 2e chaîne de production avec des machines jusqu’à ce jour inconnues des opérateurs. Tout projet doit être accompagné de l’identification des compétences à développer et d’un plan de mise en œuvre pour le renforcement des capacités de tous et chacun.

La période des congés annuels et autres types de congé requiert une attention particulière. Un congé refusé pour des raisons de manque de planification pourrait affecter l’atmosphère de travail et les résultats attendus.
Disposer d’une vue d’ensemble sur les promotions ou mobilités internes à venir n’est pas évident. Et pourtant un plan de relève bien ficelé nous évite des coûts supplémentaires en termes de recrutement et de formation interne ou externe selon la politique de l’organisation. Certains postes identifiés comme stratégiques peuvent demander jusqu’à deux années et plus de prévisions.

Optimiser les coûts RH

Tel que mentionné précédemment, le processus de planification à moyen et long terme, prend en considération la planification quotidienne et mensuelle. En favorisant une meilleure allocation des ressources, ce travail vise à réduire les heures à temps supplémentaire ainsi que le recours à des ressources externes temporaires.

Le comité responsable de la planification globale veillera à inclure les coûts salariaux afin de faciliter les prévisions budgétaires de l’entreprise. Selon une étude de Gallup (2022), le coût moyen d’un remplacement de salarié représente entre 50 % et 200 % de son salaire annuel, en fonction de la complexité du poste. De plus, le Conference Board du Canada estime que chaque jour de vacance d’un poste critique peut coûter jusqu’à 500 $ en perte de productivité. Une équipe bien planifiée est plus stable et plus productive.

Pour réussir cette mission de planification, car il s’agit bien d’une mission interpellant plusieurs acteurs plus qu’une simple tâche administrative souvent négligée, vous préparerez deux à trois scénarios du plus optimiste au plus pessimiste en passant par le réaliste. Ces différentes options vous offrent la capacité de vous adapter à toutes situations avec agilité.

À titre de professionnels avertis, vous êtes conscients que les RH sont une matière dynamique qui bouge, le portrait d’aujourd’hui est différent de celui de demain. Habituellement une fois la mise en oeuvre de la planification lancée, la personne responsable inscrira à l’agenda un suivi périodique des prévisions, soit trimestriel ou semestriel selon les besoins. Elle communiquera régulièrement au comité directeur l’état d’avancement ainsi que les obstacles rencontrés et les solutions proposées.

En résumé, la planification du personnel est un élément clé de la gestion des ressources humaines et de la performance opérationnelle. Une démarche de planification RH permet d’anticiper et d’optimiser les besoins en ressources humaines tout en assurant un bon climat de travail.
L’implication des collaborateurs et la communication avec les décideurs représentent des atouts pour l’atteinte du but ultime qui est de « disposer des personnes compétentes et motivées, en quantité au bon moment et au bon endroit.

La suite à venir : développer un argumentaire convainquant auprès des décideurs pour combler les besoins existants du personnel. Peut-on imaginer qu’il n’y aura pas de planification financière ou matérielle cette année? Bien sûr que non!

Un article de Johanne St-Onge

Coach de gestion et leadership, certifiée NOVA Global.

Ce sujet vous interpelle ? Découvrez notre séminaire gestion des ressources humaines et développement du capital humain en appuyant sur le bouton ci-dessous.

Gestion des ressources humaines et développement du capital humain

Rédigé par

Johanne ST-ONGE

Bacc. en orientation professionnelle, DESS en administration des affaires