Assistance à la planification stratégique et à son exécution

L’institutionnalisation du processus Balanced Scorecard (BSC) et Strategy Execution Premium Process (XPP)

1. Contexte et enjeux : de bonnes stratégies, mais une exécution fragile

Dans de nombreux pays africains, les gouvernements et les grandes institutions publiques n’ont jamais autant produit de :

• Visions stratégiques nationales ;
• Plans sectoriels de développement ;
• Programmes de réforme et de transformation ;
• Feuilles de route appuyées par des bailleurs.

Pourtant, malgré cette abondance d’initiatives stratégiques, les résultats concrets restent souvent partiels, en deçà des attentes ou non durables en termes de pérennité bénéfices.

Les évaluations indépendantes, les audits institutionnels et les rapports des bailleurs convergent : le véritable talon d’Achille des réformes publiques n’est ni la vision, ni la stratégie, mais l’exécution. Selon une étude Forbes « sur 10 bonnes stratégies, 9 échouent à cause de l’exécution ».

Les symptômes sont connus :

• Réformes qui s’interrompent avant terme ;
• Changements de priorités à chaque remaniement ministériel ou organisationnel ;
• Incohérences entre les initiatives stratégiques ;
• Budgets non sécurisés qui ne suivent pas les priorités stratégiques affichées ;
• Exécution en silos entre ministères, directions et agences et diverses parties prenantes ;
• Difficulté à démontrer des résultats mesurables aux citoyens et aux bailleurs.

Dans ce contexte, la question centrale n’est plus « Avons-nous une bonne stratégie ? » mais plutôt :

3. Cadre méthodologique : Balanced Scorecard et XPP

3.1 Balanced Scorecard (BSC)

La Balanced Scorecard est un système de management stratégique qui permet de :

• Traduire la vision en objectifs concrets
• Structurer la stratégie autour d’une carte stratégique
• Équilibrer les résultats entre 4 perspectives complémentaires :

3.2 Strategy Execution Premium Process (XPP)

Le Strategy Execution Premium Process (XPP) définit un processus complet d’exécution stratégique, en six grandes étapes :

En combinant BSC et XPP, l’organisation dispose d’un système cohérent : de la vision aux résultats mesurables.

4. Notre approche : un accompagnement de bout en bout, orienté « Capacity Building »

Bloc B — Étapes préalables : évaluation & préparation

Avant toute implantation, nous réalisons une phase structurée de préparation, comprenant :

Bloc C — Architecture organisationnelle du programme & préparation

Nous aidons l’organisation à mettre en place les trois équipes clés :

Bloc D — Institutionnalisation : Office of Strategy Management (OSM)

Le cœur du dispositif d’exécution est l’Office of Strategy Management (OSM). Son rôle n’est pas de « formuler la stratégie », mais de :

• Être architecte et garant du processus et de son exécution en toute conformité ;
• Coordonner le processus d’exécution stratégique ;
• Garantir la tenue des revues mensuelles/trimestrielles (opérations/stratégie) ;
• Veiller sur la cohérence et l’alignement du budget, des ressources humaines, des processus clés et de l’information sur la stratégie ;
• Assurer la continuité des réformes et des transformations au-delà des changements de « personnes » ou de structures organisationnelles ;
• Documenter les évolutions du système BSC/XPP et son amélioration continue ;
• S’assurer de la communication et de la gestion du changement organisationnel du programme.

L’OSM joue la fonction d’architecte et de tour de contrôle stratégique de l’organisation.

5. Une approche orientée « Capacity Building » et « Learning by Doing »

Contrairement à une approche purement de « livrables », notre démarche est résolument orientée vers le développement des capacités internes :

5.1 Implication systématique des équipes du client

Les ressources de l’organisation cliente et ses parties prenantes sont :

• Impliquées dans la phase d’analyse (diagnostic, entretiens, collecte d’information) ;
• Associées à la phase de design (carte stratégique, objectifs, KPI, initiatives) ;
• Responsabilisées dans la phase de déploiement (gestion du changement, animation, suivi, reporting).

L’objectif est qu’à la fin du mandat l’organisation soit capable de faire vivre le système sans dépendre en permanence d’un cabinet externe.

5.2 Formation du « Core Team » selon une approche « Learning by Doing »

Lors de la constitution et de la montée en compétences du « core team » (équipe de direction, équipe d’exécution, équipe analytique), nous privilégions une pédagogie :

• Fondée sur l’alternance théorie / pratique ;
• Articulée autour de cas concrets de l’organisation ;
• Intégrant des ateliers de co-construction des livrables.

Les sessions de travail produisent des éléments directement utilisables :

• Brouillons de carte stratégique ;
• Premiers tableaux de bord (Balanced Scorecards) ;
• Portefeuilles d’initiatives ;
• Canevas de revues stratégiques.

5.3 Une méthode agile, adaptée au rythme de l’organisation

Nous adoptons une approche agile, afin d’ajuster :

• Le rythme du changement aux capacités réelles, évaluées, de l’organisation ;
• La complexité du dispositif au niveau évolutif de préparation de l’organisation.

Concrètement :

• Démarrage d’un « pilote » (un département, un programme, un périmètre ciblé) ;
• Boucles courtes d’apprentissage (1er cycle, puis ajustement) ;
• Évolution progressive vers une couverture plus large (déploiement progressif).

6. Phases du projet et principaux livrables

7. Bénéfices pour l’organisation cliente

En mettant en œuvre cette approche, l’organisation peut raisonnablement attendre :

• Une stratégie mieux comprise et partagée à tous les niveaux ;
• Une meilleure cohérence entre stratégie, budget, ressources humaines, processus clés et ressources informationnelles ;
• Une culture de performance basée sur des données factuelles ;
• Une capacité accrue à rendre compte aux citoyens, bailleurs et autres parties prenantes ;
• Une réduction des réformes interrompues, grâce à la discipline du pilotage et d’imputabilité ;
• Une institutionnalisation du processus de planification et d’exécution de la stratégie (via l’OSM).

8. Pourquoi nous choisir

Notre valeur ajoutée :

• Un mix Consulting/Accompagnement
• Une méthode structurée et documentée
• Une orientation capacity building
• Une adaptation fine au contexte institutionnel africain
• Une approche pragmatique et réaliste.

9. Modalités d’engagement et prochaines étapes

Selon le périmètre (ministère, agence, réforme ou transformation d’affaire), nous proposons :

• Un atelier exécutif / séminaire de sensibilisation (2 jours) pour l’équipe dirigeante ;
• Un séminaire de formation pour le « Core Team » et les parties prenantes: planification stratégique et exécution selon la méthode BSC/XPP (2 semaines) ;
• Un diagnostic express de capacité de conduite du changement et d’exécution ;
• Un mandat d’accompagnement complet structuré autour des phases décrites ci-dessus.